Digitalisering vereenvoudigt federale aankoopprocedures

Een groot deel van de aanbestedende overheden in België botst op moeilijkheden bij de overstap naar digitale aankoopprocedures. Vandaag zijn er weinig data gestructureerd binnen het aankoopproces. Of ze zijn versnipperd over verschillende digitale bronnen. Veel gegevens wordt nog op papier bewaard. Al deze omstandigheden hinderen een doorgedreven analyse van het aankoopproces en -beleid. Correcte en volledige beleidsinformatie voor aankopen zijn vandaag nog niet beschikbaar.

Een volledig digitaal aankoopproces vraagt, naast efficiënte en moderne tools, ook ondersteuning voor de actoren. Op dit moment zijn de beschikbare tools niet goed gekend bij zowel aankopers als inschrijvers, waardoor niet alle mogelijkheden van de digitale platformen worden benut. Dat verhindert de optimalisering van het proces.

Met het huidige aankoopmodel slaagt de federale overheid er onvoldoende in om meer duurzame en groene aankopen te organiseren. Daar moet de hervorming verandering in brengen. Ook monitoring moet vlotter verlopen op het nieuwe aankoopplatform.

Als eerste komt op federaal niveau een aanpassing van het huidige aankoopmodel. Dat zal impact hebben op de software-implementatie van het nieuw platform. Zo zullen federale aanbestedende overheden extra worden ondersteund met nieuwe, centraal afgesloten raamovereenkomsten en worden afzonderlijke instellingen ontlast.

Verder wil de federale overheid het e-Procurement platform uitbreiden met bijkomende functionaliteiten en de bestaande functionaliteiten optimaliseren. Alle overheden in België hebben toegang tot de bijkomende functionaliteiten. Dit resulteert in sterk verhoogde kosten en baten. In de vier jaren die volgen, zal België jaarlijks een deel van de opgestelde roadmap implementeren en beoordelen.

Ten slotte wil de federale overheid ook inzetten op bekendheid met hulp van een communicatiecampagne. De aanbestedende overheden zien zo de voordelen in van het nieuwe e-Procurement platform. Daarnaast krijgen ook bedrijven - meer specifiek kmo’s - ondersteuning om deel te nemen aan overheidsopdrachten, zonder verplichting.

Verantwoordelijke overheid

EU Funded

Laad meer

april 2022

Inwerkingtreding van een nieuw regelgevend kader

Voltooid

Inwerkingtreding van een nieuw koninklijk besluit dat het federale wetgevende kader voor het voeren van aanbestedingsprocedures aanpast om het gebruiksgemak van het nieuwe en verbeterde e-governmentplatform te vergroten.

Het nieuwe koninklijk besluit beoogt:

· de afstemming van de federale deelnemers op het aanbestedingsbeleid (één lid/één stem) om de penetratiegraad van federale gezamenlijke aanbestedingen te verbeteren;

· de vaststelling van een gemeenschappelijk stappenplan - antwoord op meer gerichte doelstellingen rond duurzame ontwikkeling en toegang tot kmo's (inclusief innovatie);

· de ontwikkeling van aankoopstrategieën via aankoopsegmenten met categorieplannen;

· de versterking van de rol van het federaal aankoopcentrum van de FOD Beleid & Ondersteuning;

· de voltooiing van de administratieve vereenvoudiging en standaardisering van de processen, met name om in te spelen op de behoeften van de federale deelnemers.

oktober 2024

Implementatie van de nieuwe tool

Uit te voeren

Een nieuw e-procurementplatform is operationeel. Het nieuwe platform verstrekt real-time gegevens over overheidsopdrachten in het hele land.

Het nieuwe en verbeterde platform bestaat ten minste uit de volgende modules: interne goedkeuringsstromen met digitale handtekeningen die een einde maken aan goedkeuringen op papier, een sjabloonprocessor die de coherentie vergroot en fouten vermindert, indiening door middel van gestructureerde vragenlijsten die de complexiteit en fouten tijdens de indiening verminderen en die het evaluatieproces versnellen, een wizard-achtige checklist voor inkopers die hen leidt naar een betere en meer coherente inkoop van diensten en goederen. Het nieuwe platform zal real-time gegevens verstrekken over overheidsopdrachten in het hele land en zal voorzien in interfacemogelijkheden met de tools voor de federale begroting en facturering. Tijdens het project zullen beslissingen over mogelijke aanvullende functionaliteiten worden genomen in het licht van het verwachte rendement op investering voor de federale klantenorganisaties van het platform.